در قسمت های پیشین از سلسله آموزش های ثبت اطلاعات پایه نمایندگی خودرو مانند نوع خودرو، رنگ خودرو، انواع ظرفیت و …، در رابطه با اصول کدبندی قطعات انتقالی از سایت مرجع توضیحاتی ارائه شد. در این قسمت به اصول کدبندی قطعات آزاد و نیز تعریف قطعات در نرم افزار حسابداری هاترا می پردازیم.
• اصول صحیح کدبندی قطعات آزاد (با فرض اتصال به سایت)
سطوح کدینگ حسابداری قطعات نمایندگی خودرو ممکن است دو سطحی، سه سطحی و یا بالاتر باشد. اما حتی در صورتی که از امکان اتصال به سایت استفاده می کنید، باز هم استفاده از دو سطح به شما توصیه نمی شود. چراکه در طبقه بندی قطعات آزاد و تعریف قطعات در نرم افزار حسابداری، دچار محدودیت خواهید شد.
به عنوان مثال:
سطح کد کل: قطعات آزاد
کد معین: سپر
کد تفضیل: سپر برند x
اما اگر کدینگ قطعات دو سطحی باشد، دیگر نمی توان قطعات آزاد را به طبقه بندی های مختلف سپر، چراغ، باطری و … تقسیم کرد. لذا توصیه می شود از کدینگ سه سطحی به بالا استفاده نمایید.
در صورت استفاده از سه سطح کد برای تعریف قطعات در نرم افزار حسابداری، می توانید با فشردن کلید Enter روی ردیف قطعات آزاد، طبقه بندی مورد نظر آن را ایجاد نمایید. روال طبقه بندی و نظم تعریف قطعات در نرم افزار حسابداری بستگی به سیاست ها و شیوه کار نمایندگی خودرو دارد و می تواند بر اساس نوع خودروها نیز باشد؛ به عنوان مثال رنو، تویوتا و … و یا می تواند بر اساس نوع عملکرد قطعه باشد؛ به عنوان مثال قطعات برقی، قطعات بدنه و … .
برای ذخیره کردن اطلاعات وارد شده، بایستی پس از درج نام قطعه، روی گزینه ثبت کلیک کنید و یا کلیدهای Ctrl+S را فشار دهید تا قطعه مورد نظر ذخیره شود.
پس از ذخیره به راحتی می توانید قطعات مربوط به هر طبقه بندی را در زیر مجموعه همان طبقه ایجاد کنید.
• تعریف قطعات در نرم افزار حسابداری-ابزار های موجود
ابزارهای مختلفی در لیست قطعات موجود در نرم افزار هاترا، وجود دارد. از جمله این ابزارها ارسال به اکسل، ماشین حساب و چاپ لیست می‌باشد.
علاوه بر آن شما می توانید از بالای هر ستون، جستجوهای مختلفی را نیز انجام دهید. به عنوان مثال، اگر نام کالا را “انتقالی” درج کنید، نرم افزار به صورت پویا و اتوماتیک، تمامی کالاهایی را که شامل این نام هستند نمایش می دهد.
همچنین می توانید از طریق گزینه سبز رنگ کنار هر سرستون، جستجو را بر اساس عبارات مختلف انجام دهید. برای مثال: قطعاتی که نام آن ها شامل بدنه می باشد.
همچنین میتوانید از طریق کلیک راست روی هر یک از ستون ها، عملیاتی از قبیل حذف ستون، مرتب سازی، گروه‌بندی، تنظیم خودکار ابعاد و … را انجام دهید.
مثلا با کلیک بر روی تنظیم خودکار عرض ستون ها، ابعاد ستون ها بر اساس عبارات موجود در آن تنظیم می شود.
لازم به ذکر است کلیه ردیف های موجود در این لیست، از طریق گزینه ویرایش و یا کلید F2 امکان ویرایش و از طریق گزینه حذف یا فشردن کلیدهای Ctrl+D امکان حذف را دارا هستند.
سخن پایانی
همانطور که می‌دانید هدف استفاده از انواع نرم افزارهای حسابداری بالا بردن دقت و سرعت کاربران می‌باشد. ماژول‌های اختصاصی هاترا این امکان را به شما می دهد که با توجه به نوع کسب و کار خود مناسب ترین امکانات و خدمات را در کنار دقت و سرعت عمل بالا در نرم افزار حسابداری خود داشته باشید. همچنین با توجه به این که تعداد قطعات موجود در نمایندگی های خودرو بسیار زیاد و متنوع است، بنابراین با استفاده از ابزار های تعریف شده در بخش های مختلف نرم افزار هاترا که در این قسمت به صورت کامل و کاربردی طریقه دسترسی و استفاده از آنها توضیح داده شد، میتوانید به آسانی و سادگی و با سرعت عمل بالا، عملیات تعریف قطعات در نرم افزار حسابداری را انجام و اطلاعات مالی سازمان را جستجو و یا ساماندهی کنید.
مدت زمان این آموزش: 3دقیقه
فایل متنی این آموزش را میتوانیداز.اطلاعات پایه نمایندگی خودرو قسمت 10 – اصول سطح بندی کدینگ قطعات آزاد + سایر ابزارهای لیست مطالعه نمایید.
