سوال‌های رایج حوزه پشتیبانی و خدمات پس از فروش
1) نحوه ی استخراج کلید عمومی، کلید خصوصی و فایل csr چگونه است؟
استخراج کلید عمومی، کلید خصوصی و فایل csr به دو صورت امکان پذیر است.
- اگر نرم افزار هاترا دارید:
وارد نرم افزار هاترا شوید از منوی امکانات، امور مالیاتی، ساخت فایل csr که مخصوص اشخاص حقوقی یا شرکت ها هست. پس اگر جزو اشخاص حقوقی یا شرکت ها هستید، بر روی ساخت فایل csr کلیک کنید.
پس از کلیک بر روی این گزینه پنجره ی زیر برای شما باز می شود:
در این قسمت، باید نام شرکت به انگلیسی، نام شرکت به فارسی و شناسه ی 11 رقمی شرکت را وارد کنید.
در تکمیل این مرحله باید نکات زیر را رعایت کنید:
- نام شرکت به انگلیسی باید پشت سرهم و بدون فاصله تایپ شود.
- اسم فارسی بصورت کامل همان اسمی که درروزنامه تاسیس شرکت با آگهی تغییرات ثبت شده باشد. حتی یک کاراکترهم نباید کم یا زیاد باشد.
سه فایل csr، کلید عمومی و کلید خصوصی نمایش داده میشود که کپی و در جایی برای خودمان ذخیره میکنیم.
اگر شما شخص حقیقی هستید، پس از اینکه در نرم افزار هاترا وارد منوی امکانات و امور مالیاتی شدید، گزینه ی ساخت فایل csr اشخاص حقیقی را کلیک کنید.
پنجره ی زیر باز می شود:
در این قسمت نام و نام خانوادگی فرد به انگلیسی بصورت پشت سر هم و بدون فاصله تایپ شود.
نام و نام خانوادگی فارسی شناسنامه ای فرد بصورت کامل نوشته و کدملی، استان و شهرستان را وارد کرده و گزینه ی ثبت را می زنیم.
سه فایل csr، کلید عمومی و کلید خصوصی نمایش داده میشود که کپی و در جایی برای خودمان ذخیره می کنیم.
روش دوم:
وارد سایت هاترا سافت به آدرس:
www.hatrasoft.com می شویم.
در منوی بالای صفحه، بر روی گزینه ی گواهی مهر سازمانی csr کلیک می کنیم.
اشخاص حقوقی در قسمت مربوطه، نام شرکت به انگلیسی، فارسی و شناسه ملی و شماره موبایل را وارد می کنند.
دقت فرمایید نام شرکت به انگلیسی باید پشت سرهم و بدون فاصله تایپ شود. اسم فارسی بصورت کامل همان اسمی که درروزنامه تاسیس شرکت با آگهی تغییرات ثبت شده باشد. حتی یک کاراکترهم نباید کم یا زیاد باشد. شماره موبایل حتما باید به نام مدیرعامل باشد.
ثبت می کنیم .و سه فایل csr، کلید عمومی و کلید خصوصی نمایش داده می شود که کپی و در جایی برای خودمان ذخیره می کنیم.
اگر جزو اشخاص حقیقی هستید، بر روی اشخاص حقیقی کلیک کرده و نام ونام خانوادگی شناسنامه ای فرد، را وارد کنید، برای نام و نام خانوادگی انگلیسی بدون فاصله و پشت سر هم نوشته شود و شماره موبایل به نام خود شخص باشد.
ثبت می کنیم .و سه فایل csr، کلید عمومی و کلید خصوصی نمایش داده می شود که کپی و در جایی برای خودمان ذخیره می کنیم.
نکته: دقت فرمایید که بسیار مهم است این سه فایل در یک زمان و از یک جا تولید شده باشند.
2) نمونه قالب های اکسل که بخواهیم وارد نرم افزار هاترا کنیم
فایل اکسل مشتری: Moshtari
فایل اکسل صورتحساب: SooratHesab
فایل اکسل کالا : kala
خیر.نیازی به تغییرات دستی و تک به تک نیست. تنظمیاتی در نرم افزار هاترا وجود دارد که شما میتوانید مشخص کنید هر کالا چند درصد مالیات بر ارزش افزوده برایش محاسبه شود. برای این کار وارد منوی خرید و انبار داری، اطلاعات پایه انبار، تعریف کالا ها شوید.
اگر کالا از قبل وجود دارد کالا را انتخاب و گزینه ی ویرایش را می زنیم. و اگر کالا از قبل وجود ندارد و میخواهیم کالای جدید تعریف کنیم، گزینه ی جدید را می زنیم.
پنجره ای به شکل زیر نمایش داده میشود:
وارد آخرین تب ( پارامتر های فروش و قیمت ثانویه) می شویم.
4) چگونه اطلاعات اکسل ( import ) را به سامانه هاترا انتقال بدهیم؟
در نرم افزار هاترا وارد منوی امکانات، انتقال اطلاعات از اکسل (impoet) می شویم و سپس گزینه ی مرتبط با فایلی که قصد ایمپورت داریم را انتخاب می کنیم.
در هنگام ورود به نرم افزار خطای نسخه ی آزمایشی هاترا – محدودیت سند 50 عدد است مشاهده می کنم.
این خطا به این معناست که قفل هاترا شناسایی نشده است. در این حالت حتما مشابه عکس زیر ضربدر قرمز رنگ را کنار آیکون کیس مشاهده می کنید.
برای حل این مشکل ابتدا از متصل بودن قفل هاترا به سیستم خود اطمینان حاصل کنید. سپس روی آیکون کیس با علامت ضربدر قرمز کلیک کرده، راه اندازی مجدد را بزنید.
تیک سبز کنار آیکون کیس نمایان می شود.یکبار از برنامه خارج شده و مجدد وارد شوید.
6) “توضیح در مورد منوی امکانات امور رفاهی”
در قسمت امکانات، امور مالیاتی،فقط گزینه ی ارسال معاملات فصلی- ماده 169 به دارایی مشاهده می شود و سایر گزینه ها فعال نیست
این خطا به این معناست که قفل هاترا شناسایی نشده است.
که حتما در هنگام ورود به نرم افزار خطای نسخه ی آزمایشی هاترا- محدودیت سند 50 عدد است را هم مشاهده کردید
در این حالت حتما مشابه عکس زیر ضربدر قرمز رنگ را کنار آیکون کیس مشاهده میکنید.
برای حل این مشکل ابتدا از متصل بودن قفل هاترا به سیستم خود اطمینان حاصل کنید. سپس روی آیکون کیس با علامت ضربدر قرمز کلیک کرده، راه اندازی مجدد را بزنید
تیک سبز کنار آیکون کیس نمایان می شود.یکبار از برنامه خارج شده و مجدد وارد شوید.
7) برای رفع خطای”شناسه یکتا ثبت قرارداد فروشنده” چیکار کنیم؟
برای رفع خطای شناسه قرارداد لازم است آپدیت جدید را از لینک مربوطه دانلود و نصب کنید. فیلم آموزش آپدیت خودکار در کانال موجود است .
لینک آپدیت خودکار: هاترا سافت (hatrasoft.com)
8) آموزش آپدیت رو از کجا میتونم ببینم؟
فیلم آموزش آپدیت را خدمت شما ارائه می دهیم. اما برای دسترسی راحت تر میتوانید از لینک زیر استفاده کنید.
لینک آموزش آپدیت: https://hatrasoft.com/
لینک زیر را می توانید به صورت مستقیم آپدیت کنیم.
لینک آپدیت خودکار: هاترا سافت (hatrasoft.com)
9)”خطا در اتصال به سامانه” برای چیه؟
خطا اتصال به سامانه به چند دلیل اتفاق می افتد:
1- غیر فعال شدن شناسه یکتا که طبق عکس بعدی میتوان بررسی نمود.
2- خراب شدن کلید خصوصی که میتوان مجدد کلید خصوصی را در تنظیمات هاترا بارگذری نمود.
10) در صورت مواجه شدن با “خطای پردازش” باید چیکار کنم؟
خطای پردازش که فاکتور داخل صف پردازش مانده و هنوز پردازش نشده است، در این خطا نباید دوباره ارسال انجام شود، فقط باید کارپوشه چک شود و در هاترا استعلام از صورتحساب گرفته شود.
11) منظور از خطاهای ” پاسخی از سامانه دریافت نشد” یا ” چنین صورتحسابی در سامانه یافت نشد” چیه؟
این خطا مربوط به قطعی سامانه هست.
لطفاً مجدد ارسال نکنید و از کارپوشه خود مطمئن شوید.
12) از کجا میتونم شماره اقتصادی اشخاص حقیقی رو استعلام بگیرم؟
جهت استعلام شماره اقتصادی اشخاص حقیقی از لینک زیر استفاده کنید.
https://tax.gov.ir/action/do/InquiryNationalID
13) گزینه “ثبت پرداخت جدید” در کارپوشه نمایانگر چیست؟
مودی(فروشنده) برای ثبت پرداختهای انجام شده در خصوص صورتحسابهای الکترونیکی نوع اول که روش تسویه آن( نسیه و یا نقد/نسیه) باشد، میتواند در جزئیات صورتحساب در قسمت جدول پرداخت بر روی گزینه “ثبت پرداخت جدید” کلیک نموده و اطلاعات پرداختهای انجام شده را ثبت نماید.
پس از ثبت پرداخت توسط فروشنده، اطلاعات پرداخت برای خریدار جهت اقدام الزم (تایید و یا رد)نمایش داده میشود. همچنین در صورتیکه پرداخت ثبت شده در وضعیت «در انتظار واکنش»، «رد» و یا «عدم امکان واکنش» باشد، فروشنده میتواند نسبت به «ابطال» پرداخت اقدام نماید.
14) “خطای کد شعبه فروشنده و خریدار”
خطای کد شعبه فروشنده و خریدار به دلیل تغییرات جدید سامانه هست و به این دلیل که فعلا اپدیت سامانه کامل و پایدار نشده و هر روز تغییرات جدیدی اعمال و بعد از چند روز برداشته می شود ، باید کمی صبور باشید تا کارپوشه پایدار و قابل ارسال باشد.
15) “خطای عبور از حد مجاز ماده ۶”
این خطا داخل کارپوشه هنگام تایید فاکتور خرید می باشد و مربوط به فروشنده شما می باشد.دلیل وجود این خطا این است که فروشنده از سه برابر فروش خود (5 برابر در دستورالعمل جدید) در فصل مشابه سال گذشته بیشتر صورتحساب ثبت کرده است.
البته چون خیلی از صورتحساب های سال گذشته هنوز برای شرکتها بار گذاری نشده مشکل زیاد دیده شده است.با دیدن این پیغام لطفا فاکتور خرید را تایید نکنید و اجازه بدین تا بعد از یک ماه سیستمی تایید و برای شما اعتبار لحاظ خواهد شد.
16) “خطای تاریخ و زمان صورتحساب(میلادی)”
این خطا برای فاکتورهایی است که تاریخ فاکتور نسبت به تاریخ ارسال به سامانه بیشتر از 21 روز شده است.در حقیقت زمان ارسال برای فاکتور محدودیت 30 روزه وجود دارد و پس از آن امکان ارسال به سامانه وجود ندارد.
17) “خطای عدم تطابق مبالغ ارزش افزوده موجود در فاکتور”
این خطا به معنی عدم تطابق مبالغ ارزش افزوده موجود در فاکتور به نسبت انتخاب شناسه کالا (معاف یا مشمولیت شناسه کالا) می باشد.در مورد فاکتورهایی که از طریق اکسل (خروجی از نرم افزار دیگر)بارگزاری می شود، دقت کنید که سامانه به 1 ریال هم توجه میکند و مبالغ نباید رند شده باشند.برای این مشکل لطفا فاکتور خود را داخل هاترا ویرایش و یک محاسبه مجدد پارامتر انجام دهید تا محاسبات پارامتر ارزش افزوده طبق دستورالعمل سامانه بصورت خودکار انجام شود.
18) “خطای مقدار فیلد«شناسه کالا/خدمت» با اطلاعات سامانه منطبق نیست”
این پیغام به این معنی است که شناسه کالا یا خدمتی که داخل فاکتور فروش انتخاب شده داخل لیست سامانه وجود ندارد (برای خدمات ممکن است تاریخ انقضای شناسه عمومی خدمت تمام شده باشد)لطفا از شناسه کالا و خدمات داخل سایت زیر استفاده کرده و حتما شناسه ها قبل ارسال را چک بفرمایید.
آدرس سایت: stuffid.tax.gov.ir
این خطا برای زمانی است که شما برای کالایی که در صورتحساب انتخاب کردید دارای شناسه واحد اندازه گیری نیست.
از منوی خرید و انبارداری، اطلاعات پایه انبار، تعریف واحد های اندازه گیری واحد مورد نظر را ویرایش و شناسه واحد را در قسمت سوم انتخاب و ثبت کنید.
در پنجره ی باز شده، واحد مورد نظر را ویرایش و شناسه واحد را در قسمت شناسه در سامانه مودیان انتخاب و ثبت میکنیم.
20) “اخطار موضوع صورتحساب و الگوی صورتحساب”
در این خطا نوع و الگوی صورتحساب مشخص نشده است. که باید از منوی امکانات، امور مالیاتی، ویرایش مشخصات صورتحساب فاکتور مورد نظر را انتخاب و از بالای فرم نوع صورتحساب(نوع اول یا نوع دوم) و الگو (فروش) را انتخاب کرده و در پایین ویرایش دسته ای را بزنید تا اطلاعات برای فاکتور های شما ثبت شود.
21) “خطای شماره مالیاتی صورتحساب مرجع خالی است”
این خطا در دو صورت اتفاق می افتد:
1 – فاکتور فروش در inbox صورتحسابهای قبل از 26/03/1402 می باشد که دسترسی به آن فاکتورها (امکان اصلاح، ابطال و برگشت از فروش) وجود ندارد.
2 – ممکن است شما فاکتوری را اصلاح یا ابطال میکنید که فاکتور اصلی به سامانه ارسال نشده یا هنوز در حال پردازش است و داخل کارپوشه شما قرار نگرفته است.
22) “پیغام ارسال موفقیت آمیز ارسال صورتحساب “
این پیغام ارسال موفقیت آمیز ارسال صورتحساب داخل سامانه هست، و فاکتور داخل کارپوشه وجود دارد و میتونید فاکتور را داخل کارپوشه رویت کنید. دقت کنید هشدارها در پایین پیغام فقط هشدار هستند و مشکل خاصی وجود ندارد.
23) “خطای صورتحساب ارسالی دارای مشکلاتی است”
فقط استعلام بگیرید.
خطای پردازش که فاکتور داخل صف پردازش مانده و هنوز پردازش نشده است، در این خطا نباید دوباره ارسال انجام شود، فقط باید کارپوشه چک شود و در هاترا استعلام از صورتحساب گرفته شود.
25) گزینه “ثبت پرداخت جدید” در کارپوشه نمایانگر چیست؟
مودی(فروشنده) برای ثبت پرداختهای انجام شده در خصوص صورتحسابهای الکترونیکی نوع اول که روش تسویه آن( نسیه و یا نقد/نسیه) باشد، میتواند در جزئیات صورتحساب در قسمت جدول پرداخت بر روی گزینه “ثبت پرداخت جدید” کلیک نموده و اطلاعات پرداختهای انجام شده را ثبت نماید.
پس از ثبت پرداخت توسط فروشنده، اطلاعات پرداخت برای خریدار جهت اقدام الزم (تایید و یا رد)نمایش داده میشود. همچنین در صورتیکه پرداخت ثبت شده در وضعیت «در انتظار واکنش»، «رد» و یا «عدم امکان واکنش» باشد، فروشنده میتواند نسبت به «ابطال» پرداخت اقدام نماید.
این خطا به معنای این است برای مشتری خود کد اقتصادی وارد نشده یا اشتباه وارد شده است. دقت کنید برای مشتریان حقوقی کد اقتصادی همان شناسه 11 رقمی سازمان وارد شود، برای اشخاص حقیقی مشمول کد اقتصادی 14 رقمی که از شخص باید گرفته شود، و برای اشخاص حقیقی که مصرف کننده نهایی هستند 14 تا عدد 1 (یعنی 11111111111111) وارد شود. پس از ویرایش کد اقتصادی، فاکتور دوباره ویرایش و ثبت و ارسال شود.
این خطا مربوط به شناسه کالا هست.که اصلا هیچ شناسه ای برای کالا انتخاب نشده است.
28) چگونه صدور فاکتور با الگوی پیمانکاری را انجام دهیم؟
زمان ارسال فاکتور الگوی پیمانکاری را انتخاب کنید و شماره سریال قراردادفروشنده را وارد فیلد مربوطه کنید.داخل فاکتور و هم داخل فرم ارسال صورتحساب در امکانات__امور مالیاتی ایجاد کنید.
29) چگونه می توانیم فاکتور را به صورت نسیه ارسال کنیم؟
مبلغ را در مانده بدهکاری وارد و ثبت کنید.
30) چگونه فاکتور را بعد از گذشت بازه 21 روز ابطال کنیم؟
تاریخ و ساعت صورتحساب ( فاکتور) را در بازه 21 روز بیاورید و ثبت کنید و سپس ابطال کنید.
بهتر است اصلاحی را در همان ردیف انجام دهید.
32) ” ایجاد سال مالی جدید در نرم افزار هاترا”
حسابداری مالی_تعریف اطلاعات پایه حسابداری_ایجاد و ویرایش سال مالی
33) چگونه “فاکتور نسیه” را به” فاکتور نقدی ” تبدیل کنم؟
مبلغ را از مانده بدهکاری حذف کنید و داخل صندوق وارد کنید و ثبت بزنید.
34) “ایجاد مشتری حقیق با شناسه ملی یا کد اقتصادی”
در قیمت سیستم فروش _ اطلاعات پایه_لیست مشتریان _ جدید یا ویرایش _ حقیقی : (با کد ملی ) یا حقوقی: ( با کد اقتصادی)
35) خطای نرخ مالیات بر ارزش افزوده با اطلاعات سامانه منطبق نیست.چگونه مشکل را برطرف کنیم؟
ابتدا شناسه کالا را در سایتآدرس سایت: stuffid.tax.gov.ir بررسی کنید، و در فاکتور، نرخ ارزش افزوده را هم چک کنید که درست ثبت شده باشه .
سپس کلید ویرایش _ ثبت _ ارسال _ استعلام را بزنید.
36) اگر در سامانه 2 فاکتور اضافی را که ارسال کردیم، چگونه آن را ابطال کنیم؟
ارسال فاکتور در سامانه مودیان منوط به درج ارزش افزوده شده یا نشده دلیل برعدم شمولیت کالا نمیشه صرفا تکالیف ارزش افزوده و ارسال ندارند.
وگرنه مالیات ارزش افزوده مالیات غیر مستقیم که شمولیت اون در قانون منحصرا روی کالا هست و در صورتی که فقط یک فعالیت فعال اقتصادی مشمول مالیات شود از معافیت خارج شده و بایستی ثبت نام ارزش افزوده و تکالیف خود را انجام دهد.
37) “رفع خطای کد اقتصادی فروشنده حقوقی با شناسه ملی “
اگر خطای کد اقتصادی دارید از لینک https://tax.gov.ir/action/do/InquiryNationalID شماره اقتصادی را استعلام بگیرید.
اگر 11 رقمی بود، نوع را مشارکت مدنی انتخاب کنید.اگر 14 رقمی بود، نوع را حقیقی انتخاب نمایید و به جای شناسه ملی هم همان کد دریافتی از سایت را وارد نمایید.
پاسخ یک: اگر همه فاکتور فروش ثبت شده در سامانه مودیان برگشت خورده، بایستی گزینه “ابطال ” را انتخاب نمایید و بعد در اظهار نامه مالیاتی در قسمت ” تعدیل فروش از دوره های گذشته ” این مورد را لحاظ نمایید و چون فاکتور اصلی قبلا در سامانه مودیان ثبت شده نیاز به ارسال در سامانه ” معاملات فصلی ” نیست.
پاسخ دو: اگر فقط قسمتی از فاکتور فروش صادر شده در سال گذشته، برگشت خورده، بایستی فاکتور ” برگشت از فروش” صادر کرده با رعایت این موضوع که از شناسه همان کالای سال 1402 که مالیات ارزش افزوده آن 9 در صد است استفاده نمایید.
اگر از سوال خود نتیجه ای دریافت نکردید، با شماره های زیر تماس حاصل فرمایید.
پشتیبانی نرم افزار: 09130008453
اگر از سوال خود نتیجه ای دریافت نکردید، با شماره های زیر تماس حاصل فرمایید.
پشتیبانی نرم افزار: 09130008453